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Multifunzione e sicurezza dei dati

06 dicembre 2019

Raramente le aziende conoscono i possibili problemi di cyber security che possono introdursi negli uffici a nostra insaputa tramite uno strumento che utilizziamo quotidianamente: la stampante.

Sapere come difendere i dati personali dei nostri dipendenti e clienti che passano attraverso le stampanti è fondamentale per rispettare la legge e il G.D.P.R., vediamo quali sono le tecnologie che ci permettono di farlo.

Spesso temiamo che il mondo del digitale, che sta rivoluzionando sempre di più il nostro lavoro, porti con sé delle pericolose insidie, relative soprattutto alla sicurezza dei dati e quindi alla nostra privacy.

Ciò che non si considera è come, invece, percorrere la via digitale possa essere anche l’unico modo per proteggersi dalle minacce che tutti abbiamo sempre ignorato, ma che sono sempre state presenti nei nostri uffici.

Un esempio su tutti? Spesso la stampa di un documento comporta che una quantità enorme di informazioni private e riservate vengono elaborate e molto spesso anche archiviate. Infatti le moderne stampanti multifunzione possiedono hard disk dove si archiviano delle copie digitali dei documenti scansionati, copiati, stampati, inviati tramite posta elettronica. Tali informazioni dovrebbero essere efficacemente protette, ma questo nella maggior parte dei casi non accade.

Quando infatti si effettua l’analisi dei rischi all'interno di un’impresa, le stampanti vengono raramente considerate, mentre invece è chiaro che sono uno dei punti più vulnerabili dell’infrastruttura informatica, dai quali una semplice operazione, spesso in buona fede e nella stragrande maggioranza dei casi a partire dall'interno della struttura aziendale, può scatenare una diffusione non autorizzata dei dati, una compromissione della riservatezza ecc., in altri termini: un data breach.
Ovviamente possono essere a volte raggiunte anche dall'esterno e, quindi, oggetto di attacchi malevoli mirati.

Qualche dato significativo?

In un campione di intervistati solo il 16% ritiene che le stampanti possano essere altamente vulnerabili a minacce o violazioni della protezione.
Inoltre, a livello globale, il 61% delle organizzazioni ha segnalato almeno una violazione dei dati correlata alle stampanti nel corso del 2018.

Le stampanti multifunzione sono strumenti molto complessi, ed essendo connessi in rete, necessitano di adeguate misure di sicurezza, proprio come avviene per i computer o altre periferiche di rete.

 Cosa prevedono la legge e il GDPR?

Ogni azienda che tratta dati personali (di dipendenti, clienti, fornitori) deve obbligatoriamente essere in grado di utilizzare un sistema di stampa che protegga i documenti per non rischiare di essere vittima di cyberattacchi o di perdita di dati personali. Infatti, secondo il GDPR, le aziende devono obbligatoriamente migliorare la protezione di tutti i dati personali trattati (art. 32 del Reg. UE) di dipendenti, clienti e fornitori, assicurando agli interessati (cioè le persone i cui dati personali vengono trattati) anche la tutela dei diritti previsti (artt 11, 12, 15 e segg del Reg. UE).

Come allora la via digitale può rendere sicure queste operazioni e quali strumenti possono rendere sicura la tua rete di stampanti?

Noi di JTP Informatica, per mettere in sicurezza le stampanti che installiamo e rispettare il G.D.P.R., utilizziamo un’applicazione Kyocera di cui siamo Platinum Partner, chiamata Kyocera MyQ Solution. In che modo può proteggere i dati riservati aziendali?

“KYOCERA MyQ è un’applicazione Server-based progettata per proteggere i dati, gestire la produzione documentale dell’azienda e i relativi costi di stampa”, così come afferma Kyocera stessa.

Grazie a MyQ Solution infatti, i processi di copia, stampa e scansione sono assolutamente sicuri. Come?

- Tutte queste operazioni iniziano solo dopo che l’utente ha eseguito il login al dispositivo di stampa selezionato, utilizzando diversi metodi di autenticazione a seconda dei requisiti di sicurezza (card identificativa, PIN o ID tag.)

- I dati degli utenti vengono protetti in due modi. Il server MyQ viene archiviato in sicurezza dietro al firewall della tua organizzazione e tutti i dati vengono criptati sulla rete server, contribuendo a prevenire i cyberattacchi.

- Il server MyQ opera in modo sicuro alle spalle del firewall criptando tutti i dati: le attività inviate attraverso il server MyQ sono criptate e vi hanno accesso solo l’amministratore e l’utente.
Potrete anonimizzare facilmente gli utenti mediante la crittografia, visualizzarne i dati o rimuoverne i record.

- Tutti i processi di stampa vengono memorizzati nel server MyQ in una cartella predefinita e possono essere impostati per l’eliminazione automatica.

Kyocera MyQ Solution, distribuito da JTP Informatica è una delle soluzioni più complete per mettere in totale sicurezza una delle vie di accesso ormai molto utilizzata dai cyberattacchi.

Sei curioso e vuoi sapere qualcosa di più di questa innovativa modalità di sicurezza delle stampanti multifunzione nella tua azienda? Contattaci tramite la chat qui in basso o usando il nostro modulo contatti!

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