La dematerializzazione e la digitalizzazione dei dati grazie alle stampanti multifunzione
15 novembre 2019
Anche se risulta strano, il panorama delle imprese italiane non è ancora migrato, anche nella stampa, verso il digitale.
Moltissime imprese utilizzano ancora le stampanti multifunzione semplicemente per fotocopiare o inviare fax, ma il loro potenziale è enorme e porta alla completa digitalizzazione dei documenti.
Le stampanti multifunzione rappresentano uno dei primi strumenti attraverso i quali si può attuare il processo di digitalizzazione all'interno di un'azienda. Con le diverse funzioni che svolge (stampa, scansione, fotocopia e fax) la stampante multifunzione è in grado di attuare il passaggio dei documenti da cartacei a digitali.
Non tutte le imprese però sono al corrente di come sfruttare al meglio le potenzialità di questo strumento; vogliamo qui descrivere i vantaggi che ancora non vengono fatti propri da una buona percentuale di aziende italiane, ma non solo.
Gestione cartacea degli archivi: pericolosa, dispendiosa e inquinante
Quante volte in ufficio è stato necessario stampare diversi documenti importanti per poterli catalogare manualmente in un archivio fisico oppure consegnare direttamente a mano a un collega?
Spesso queste operazioni sono molto dispendiose in termini di tempo ed energie, oltre che decisamente poco eco-friendly, argomento che coinvolge sempre più, soprattutto a livello aziendale.
Circa il 30% delle piccole medie imprese italiane gestisce ancora documenti su carta invece che elettronicamente, dichiarando di sprecare effettivamente molto tempo e spazio fisico di archiviazione.
La possibilità di ridurre i consumi di carta e le tempistiche lavorative del team operativo sono decisamente una realtà concreta a cui ogni azienda italiana può e deve puntare per migliorare il proprio processo di gestione documentale.
La gestione cartacea degli archivi documentali inoltre, è un’abitudine molto pericolosa sotto diversi punti di vista: la difficoltà nel recuperare dei dati in archivi fisici, lo smarrimento del documento cartaceo, il rischio di furto, solo per citarne alcuni.
La trasformazione digitale aziendale attraverso l’uso intelligente delle stampanti multifunzione.
Due sono le procedure che tramite una stampante multifunzione di ultima generazione, possiamo utilizzare per effettuare il passaggio fondamentale da cartaceo a digitale.
La dematerializzazione di un documento cartaceo, cioè la sua “conversione” in un documento in formato digitale/elettronico. Essa apporta ad ogni tipo di impresa diversi vantaggi sotto vari punti di vista:
- la conservazione dei documenti anche poco recenti, diventa totalmente digitale, comoda e accessibile solo a chi dispone delle corrette autorizzazioni (GDPR compliant);
- il documento digitale può diventare un valido sostituto, del documento cartaceo originale, come ad esempio la fattura elettronica;
- con il processo di conservazione sostitutiva, anche i documenti cartacei ufficiali, dopo un processo validato e certificato dal Responsabile della Conservazione.
Quando invece i documenti sono già nati in formato digitale si parla direttamente di “digitalizzazione” intendendo la conservazione e il trasferimento dei dati in modo esclusivamente digitale.
Ovviamente anche in questo caso i documenti saranno sempre e solo conservati elettronicamente, in modo da essere resi disponibili in qualunque momento.
Quali i vantaggi effettivi che una piccola media impresa può trarre all'interno di questa trasformazione?
È presto detto.
Immaginate di dover scannerizzare, quindi dematerializzare un documento cartaceo importante dalla stampante del vostro ufficio al piano terra, e di doverlo consegnare a un collega che lavora all’ultimo piano dell’edificio.
Dopo aver aver trasformato il vostro foglio in copia digitale con la vostra stampante multifunzione, potrete effettuare diverse operazioni:
Scansionare il documento verso una cartella condivisa: archiviare direttamente il documento in una cartella all’interno del computer desiderato utilizzando la macchina da stampa multifunzione
Scansionare verso un indirizzo email: potrete inviare la copia digitale direttamente dalla stampante tramite un messaggio di posta elettronica all’indirizzo del collega di riferimento, o al vostro.
Scansionare il file e copiarlo in una chiavetta USB: potrete anche collegare una penna USB alla stampante dove trasferire e mantenere il vostro file appena dematerializzato.
In questo modo ci sarà stato un notevole risparmio di tempo, lavoro ed energie, avendo la possibilità inoltre, di un’archiviazione sicura: dunque un miglioramento generale di tutto il processo gestionale documentale.
Cosa significa poter dematerializzare e digitalizzare i documenti all’interno di un’azienda?
Per alcune attività normalmente svolte all'interno di una qualsiasi PMI è necessario oramai digitalizzare e/o dematerializzare determinati documenti.
Fatturazione e altri documenti fiscali
Nel caso delle fatture è obbligatorio conservarle digitalmente come previsto dalla fatturazione elettronica in vigore dal 1° gennaio 2019 (utilizzando dunque un processo di digitalizzazione).
È possibile inoltre dematerializzare le fatture precedenti all'obbligo di legge per la fatturazione elettronica, in modo da poterne disporre a livello digitale.
È fortemente indicata inoltre, l’acquisizione digitale di documenti cartacei fiscali quali ad esempio DDT (documenti di trasporto) e i modelli di pagamento F24 o tutti i documenti/scritture contabili.
E dopo aver digitalizzato i documenti desiderati, come fare per evitare i fermi operativi che ci potrebbero impedire la digitalizzazione? E come fare per mantenerli al sicuro e per renderli GDPR compliant?
Segui il nostro blog per scoprire quali sono le modalità che noi di JTP Informatica attuiamo e consigliamo ad ogni azienda per ridurre i fermi operativi e per rendere i propri dati e documenti sicuri e protetti anche dopo la loro digitalizzazione!